Hernández için, e -postanın bu kadar eklem ve aşırı kullanımı sadece daha derin bir sorunun ifadesidir: hedeflerde netlik eksikliği, aşırı kontrol kültürü ve zaman yönetiminde zayıf verimlilik.
Hernández, “Mikro yönetim sorunu var: Burada güneşten güneşe oturan insanları görmek istiyorlar. Sanırım etkinliğin yönetiminden bir nesneye gitmelisin” diyor. Deneyimlerine göre, hedefler açıkça tanımlandığında ve her işbirlikçisi KPI'nin ne hareket etmesi gerektiğini bildiğinde, her an her şeyi azaltılır veya toplama ihtiyacı azalır.
Dijital araçlar müttefik olabilir, ancak sadece niyetle kullanılırsa. İşe alım süreçlerinde, örneğin, zaten gereklidirler. Neos RH danışmanları direktörü Roberto Ventura, “Video görüşmeleri seçim süreçlerini büyük ölçüde kolaylaştırdı. Daha kısa sürede daha fazla adayla röportaj yapmalarına ve kararları hızlandırmaya izin veriyorlar” diyor. Ancak bu özel kullanımların dışında fazlalık yük haline gelir.
Her şey bir e -postayı hak etmiyor
Birçok ofiste, e -posta genellikle bir toplantı yerine veya daha önce alınan kararların gereksiz kararları olarak kullanılır. Hernández için, toplu bir e -posta göndermeden önce üç soru sormak anahtardır: Bir çağrı ile çözülebilir mi? Doğrudan kişiyle konuşabilir misin? Toplantı gerekmeden net ve özlü bir mesaj yazılabilir mi?
“10 dakika içinde bir kağıtla çözülebilecek konular için kopyalanan 20 kişilik zincirler var” diyor. Hernández'in önerilerinden biri, günleri e -posta olmadan uygulamaktır.
Eski organizasyonunda, Cuma günleri harici mesajlar dışında dahili e -postaların gönderilmediği günler olarak kuruldu. “Bir şey iletmek istiyorsanız, kalkıp partnerinize söylersiniz. Aynı ofiste orada. İki bitki olan birine e -posta yazmıyorsunuz” diye açıklıyor. Bu politika, operasyonları engellemekten çok, üretkenliği artırdı.
Buna ek olarak, Hernández basit bir kural uygulamayı önermektedir: Beş dakikadan daha kısa bir sürede çözülebilen herhangi bir postaya derhal katılmalıdır. Ertesi gün yazmayın, yazmayın veya ertesi gün sürükleyin. O zaman çözülmesi gereksiz birikimleri önler ve taşan tepsilerle ilişkili stresi azaltır.
E -posta Yönetimi
Diğer harika zaman hırsızı zayıf düşünülmüş toplantılar. Birçok şirkette otomatik bir rutin haline geldiler: küçük olsa da her sorun yarım saat yakınlaştırma gerektiriyor gibi görünüyor. Hibrit Çalışma 2023: Meksika Raporu başlıklı bir Baykuş Laboratuarı çalışması, Meksika'daki çalışanların% 58'inin haftada beşten fazla görüntülü görüşmeye katıldığını ortaya koyuyor. Raporun kendisini tanıyor. “Birçoğu bir e -posta ile çözülebilir.”
İşçi otoritesi tarafından sertifikalandırılan işgücü hijyeni uzmanı olan Esperanza Martínez için, “Sorun teknoloji değil, sınır eksikliği. Videolar çok fazla kolaylaştırır, ancak aynı zamanda aşırı yüz eklemleri gibi doyurur.
Video çağrılarının kötüye kullanılması bilişsel yorgunluk yaratır. Microsoft'un çalışma endeksine göre, beynin optimal bir dikkat seviyesini korumak için her 30 veya 40 dakikada bir görüntülü görüşmeye ihtiyacı var. Ancak pratikte, az sayıda gündem molaları düşünüyor. Ortak şey birlikte zincirlemek, sanal bir odadan diğerine geçmek ve günü gerçekten üretken bir şey yapmama hissi ile sonuçlandırmaktır.
Hernández, bir toplantıyı aramaya değer olup olmadığına karar vermek için net bir kriter önerir: “Bir e -posta ile çözebilir misin? İki -kalıcı bir çağrı? Arkadaşın ofisine yürürken? Cevap evet ise, bir toplantıya ihtiyaç duyulmaz.” Ayrıca toplantıların sınıflandırılmasını önerir: “Bir matris tanımlamalısınız: hangi koordinasyon olan ve gerçekten var olması gereken koordinasyon. 20 kişi ile birlikte nadiren etkilidir.”
Başka bir öneri, süreyi sınırlamaktır. “İyi hazırlanırsa herhangi bir toplantı 15 dakika içinde çözülebilir” diyor. Anahtar, Powerpoint'in kötüye kullanılmasından kaçınmak ve sorunu, verilecek kararını ve bütçesini veya operasyonel sonuçlarını ortaya çıkaran özlü belgeleri tercih etmektir. “Tek bir kuyu yapımı bir sayfa ile her şey açıklığa kavuşturuldu.”
Bir mesaj göndermeden veya toplantı planlamadan önce üç soru:
Hernández, “Mikro yönetim sorunu var: Burada güneşten güneşe oturan insanları görmek istiyorlar. Sanırım etkinliğin yönetiminden bir nesneye gitmelisin” diyor. Deneyimlerine göre, hedefler açıkça tanımlandığında ve her işbirlikçisi KPI'nin ne hareket etmesi gerektiğini bildiğinde, her an her şeyi azaltılır veya toplama ihtiyacı azalır.
Dijital araçlar müttefik olabilir, ancak sadece niyetle kullanılırsa. İşe alım süreçlerinde, örneğin, zaten gereklidirler. Neos RH danışmanları direktörü Roberto Ventura, “Video görüşmeleri seçim süreçlerini büyük ölçüde kolaylaştırdı. Daha kısa sürede daha fazla adayla röportaj yapmalarına ve kararları hızlandırmaya izin veriyorlar” diyor. Ancak bu özel kullanımların dışında fazlalık yük haline gelir.
Her şey bir e -postayı hak etmiyor
Birçok ofiste, e -posta genellikle bir toplantı yerine veya daha önce alınan kararların gereksiz kararları olarak kullanılır. Hernández için, toplu bir e -posta göndermeden önce üç soru sormak anahtardır: Bir çağrı ile çözülebilir mi? Doğrudan kişiyle konuşabilir misin? Toplantı gerekmeden net ve özlü bir mesaj yazılabilir mi?
“10 dakika içinde bir kağıtla çözülebilecek konular için kopyalanan 20 kişilik zincirler var” diyor. Hernández'in önerilerinden biri, günleri e -posta olmadan uygulamaktır.
Eski organizasyonunda, Cuma günleri harici mesajlar dışında dahili e -postaların gönderilmediği günler olarak kuruldu. “Bir şey iletmek istiyorsanız, kalkıp partnerinize söylersiniz. Aynı ofiste orada. İki bitki olan birine e -posta yazmıyorsunuz” diye açıklıyor. Bu politika, operasyonları engellemekten çok, üretkenliği artırdı.
Buna ek olarak, Hernández basit bir kural uygulamayı önermektedir: Beş dakikadan daha kısa bir sürede çözülebilen herhangi bir postaya derhal katılmalıdır. Ertesi gün yazmayın, yazmayın veya ertesi gün sürükleyin. O zaman çözülmesi gereksiz birikimleri önler ve taşan tepsilerle ilişkili stresi azaltır.
E -posta Yönetimi
- Grup Benzer Sorunlar: Birkaç izole e -posta göndermek yerine, ilgili noktaları berrak altyazılı tek bir mesajda birlikte. Okumayı kolaylaştırır ve gidiş -dönüşü azaltır.
- Postayı kontrol etmek için programları ayarlayın: Tepsiyi her beş dakikada bir açın. Sabahları bir blok ve öğleden sonra başka bir blok, odağı kaybetmeden acil cevap vermek için yeterli olabilir.
- Dünyanın yarısını kopyalamaktan kaçının: Sadece gerçekten katılması gerekenlere kopyalamak. Ve eğer bir kopyanız varsa ve cevap vermeniz gerekmiyorsa, bunu yapmayın.
- Suçluluk olmadan Davetiyeleri Düşünme: Toplantının çalışmanız için hedefi, gündemi veya doğrudan alaka düzeyi yoksa, hayır demek iyidir.
- İşbirlikçi Araçlar kullanın: Fikir, Trello veya sadece iyi paylaşılan bir belge gibi platformlar, daha önce ihtiyaç duydukları şeyi çözebilir.
Diğer harika zaman hırsızı zayıf düşünülmüş toplantılar. Birçok şirkette otomatik bir rutin haline geldiler: küçük olsa da her sorun yarım saat yakınlaştırma gerektiriyor gibi görünüyor. Hibrit Çalışma 2023: Meksika Raporu başlıklı bir Baykuş Laboratuarı çalışması, Meksika'daki çalışanların% 58'inin haftada beşten fazla görüntülü görüşmeye katıldığını ortaya koyuyor. Raporun kendisini tanıyor. “Birçoğu bir e -posta ile çözülebilir.”
İşçi otoritesi tarafından sertifikalandırılan işgücü hijyeni uzmanı olan Esperanza Martínez için, “Sorun teknoloji değil, sınır eksikliği. Videolar çok fazla kolaylaştırır, ancak aynı zamanda aşırı yüz eklemleri gibi doyurur.
Video çağrılarının kötüye kullanılması bilişsel yorgunluk yaratır. Microsoft'un çalışma endeksine göre, beynin optimal bir dikkat seviyesini korumak için her 30 veya 40 dakikada bir görüntülü görüşmeye ihtiyacı var. Ancak pratikte, az sayıda gündem molaları düşünüyor. Ortak şey birlikte zincirlemek, sanal bir odadan diğerine geçmek ve günü gerçekten üretken bir şey yapmama hissi ile sonuçlandırmaktır.
Hernández, bir toplantıyı aramaya değer olup olmadığına karar vermek için net bir kriter önerir: “Bir e -posta ile çözebilir misin? İki -kalıcı bir çağrı? Arkadaşın ofisine yürürken? Cevap evet ise, bir toplantıya ihtiyaç duyulmaz.” Ayrıca toplantıların sınıflandırılmasını önerir: “Bir matris tanımlamalısınız: hangi koordinasyon olan ve gerçekten var olması gereken koordinasyon. 20 kişi ile birlikte nadiren etkilidir.”
Başka bir öneri, süreyi sınırlamaktır. “İyi hazırlanırsa herhangi bir toplantı 15 dakika içinde çözülebilir” diyor. Anahtar, Powerpoint'in kötüye kullanılmasından kaçınmak ve sorunu, verilecek kararını ve bütçesini veya operasyonel sonuçlarını ortaya çıkaran özlü belgeleri tercih etmektir. “Tek bir kuyu yapımı bir sayfa ile her şey açıklığa kavuşturuldu.”
Bir mesaj göndermeden veya toplantı planlamadan önce üç soru:
- Gerçekten gerekli mi? Konu bir e -postayı veya toplantıyı hak ediyor mu yoksa doğrudan bir mesaj, paylaşılan bir belge veya kısa bir çağrıda çözülebilir mi?
- Gerçekten kim var? Gerekenden daha fazla insan kopyalamaktan ve karar vermeyecek veya işleri yürütmeyecekleri dışarıda bırakmaktan kaçının.
- Değer ekliyor muyum yoksa sadece alan mı dolduruyorum? Net içerik olmadan bir mesaj gönderin veya tanımlanmış hedefler olmadan bir ortak toplayın, yalnızca gürültüye katkıda bulunur.